Verket för högskoleservice
Verket för högskoleservice (VHS) är en avgiftsfinansierad myndighet som på uppdrag av universitet och högskolor utvecklar och förvaltar informationssystem samt genomför antagningar till högre utbildning. I VHS uppdrag ingår även att erbjuda information och service till såväl svenska som internationella sökande inför och under antagningsprocessen. VHS har ca 120 anställda.
2010 tog VHS emot nästan 900 000 anmälningar via sin e-tjänst, med välkända belastningstoppar inför vår- och höstantagningarna. En flexibel och väl fungerande e-tjänst är en ovärderlig kanal för att nå VHS önskade servicenivå.
Utmaningen
Under 2010-11 tog VHS och Valtech fram en ny modern och skräddarsydd e-tjänst – antagning.se. Prioriterade effektmål var tjänstens tillgänglighet och användarnas upplevelse. Strålkastarljuset på VHS och antagning.se är jämförbart med Sveriges övriga stora nationella myndighetstjänster.
Projektets utmaningar låg inom flera olika områden, såsom behovsanalys, konceptutveckling & grafisk design, teknik, prestanda, användbarhet, redaktörsorganisation och innehåll samt förankring. Den största utmaningen var dock att lyckas möta de sökande med ett intuitivt gränssnitt, utanpå komplexa bakomliggande system och regelverk. Ständig hänsyn togs också till robusthet och flexibilitet för VHS att hantera såväl kända cykler som extraordinära händelser, både vad gäller informationsbehov och tjänstens tillgänglighet.
Lösningen och affärsnyttan
Utvecklingsprojektet har drivits av Valtech, i nära samarbete med VHS, med starkt fokus på användningscentrering och ett agilt arbetssätt. Detta skapade förutsättningar att snabbt komma igång och börja leverera, visa upp och verifiera lösningen, i såväl användningstester som i produktionslika tekniska miljöer.
Med Valtechs långa erfarenhet av stora webbprojekt, har VHS produktägare i samarbete med teamet hanterat en komplex kravbild, en distribuerad intressentmodell, krävande legacy och ett krävande införande. Samtidigt har teamet lyckats uppnå lysande resultat och stora förbättringar, såsom en ny modern arkitektur och releaseprocess, en modern användningscentrerad interaktionsdesign, gränssnittsoptimering, stöd för proaktivt redaktionellt arbete och en ny grafisk identitet.
VHS och Valtech är även stolta över att antagning.se redan före lansering fått utmärkelsen Klarspråkskristallen 2011 för det integrerade arbetet med design, interaktion och textuell information. Ett utdrag ur motiveringen till vinnarna löd:
"har skapat ett arbetssätt för webbutveckling som gynnar såväl medborgarna som den egna organisationen. Deras innovativa arbete kan inspirera och vägleda inom hela den offentliga förvaltningen."
